Explore – Ajouter un event à WooCommerce

Afin de permettre une réservation de vos events via le système FooEvent vous devez vous rendre dans les produits WooCommerce :

Attention à bien faire la différence entre un Event proposé par Explore et donc réservable via votre Plateforme et un Event proposé par les associations qui ne sera PAS ajouté à WooCommerce.
Nous vous invitons à consulter notre tutoriel sur la gestion des Events ici.

Vous obtenez ainsi la liste de vos Events WooCommerce.

Image miniature de l’Event.
Titre de l’Event : n’inclure QUE le titre, pas de date, langue ou autre : le système n’est pas prévu pour afficher des titres à rallonge.
L’Event est-il en stock, lorsqu’il ne s’agit que d’un Event simple, un stock sera affiché : ce ne sera pas le cas dès lors qu’il s’agira d’un Event comportant plusieurs dates et donc plusieurs variantes.
Prix de l’Event par défaut, si celui-ci est en promotion il sera barré et le prix de la promotion affiché.
Catégorie de l’Event : choisir « Visites ».
Date à laquelle l’Event a été Publié.
Personne ayant publié l’Event.
Action future : si celle-ci est planifiée, sa planification sera affichée.
Exemple : dépublié l’article en date du…

Créer un nouvel Event

Deux méthodes, soit dupliquer un Event existant, soit l’ajouter manuellement.
La duplication est une bonne solution MAIS qui nécessite une relecture afin de ne pas se tromper lorsque des données erronées restent par erreur de relecture.
Voyons de notre côté en détail la création d’un nouvel Event.

Cliquez sur le bouton « Ajouter un nouveau produit » :

Page de création du produit :

Première étape

Titre, uniquement le titre de la visite, restez simple et ne mentionnez rien d’autre.
Elementor n’est pas utilisé dans ce cas-ci, ne le lancez pas.
Description du produit : celle-ci figure déjà sur la page principale des Events, n’insérez rien dans cette description.
Si les onglets « Products Settings » et « Page Settings » sont dépliés : repliez les via le petit triangle à droite. NE PAS modifier ces options svp.
Options de publication.
Images du produit : il s’agit de l’image principale affichée en premier dans la galerie des produits.
Galerie des produits : il s’agit des autres images affichées dans la galerie des produits.
Catégories des Events : choisir « Visites ».

Actuellement il est prévu d’afficher une galerie des produits dans le système de réservation des visites. Etant donné la présence des images dans le système de gestion des Events, ces images sont peut-être inutile, à débattre.

Seconde étape, réglage du type de produit

Choisir dans le menu déroulant l’option « Produit variable ».
Ne rien mettre dans la description courte.
Définir l’action future : Modifier l’état à Brouillon en date du… Cela permet d’automatiquement dépublier un event à une date définie.

Troisième étape, les attributs d’un produit variable

Lorsque vous définissez le produit comme étant un produit variable, il faut définir les attributs qui rendent ce produit « variable ».

Nous avons volontairement passé les onglets Inventaire, Expédition, Produits liés que nous n’utilisons pas : ne RIEN modifier dans ces onglets

Voyons comment créer des Attributs et ensuite les utiliser dans des Variantes en vidéo

Comme on peut le voir dans la vidéo, j’ai pu créer plus de 30 variantes en quelques clics.
Cependant il reprend l’ensemble des données pour créer les variantes, ce qui ne correspond pas nécessairement à la réalité. Nous vous conseillons plutôt que de faire de la sorte la méthode de création manuelle des variantes, voyons voir comment faire ci-dessous.

Gestion des attributs dans sa globalité et une fois par an

Afin d’optimiser et unifier la nomenclature des attributs il est possible de les gérer d’un seul endroit, voyons cela en vidéo :

Attention, supprimer un attribut utilisé dans un produit détruit la configuration de ce produit, il faudra alors reconfiguré le produit presque totalement au niveau des variants. Je montre dans la vidéo à la fin le chiffre 1 qui montre que l’attribut est utilisé dans 1 produit.

Création des variantes manuellement

La procédure reste la même, notez la spécificité des dates : je montre que l’on peut facilement se tromper et qu’il faut se mettre d’accord sur la nomenclature : « 25 » ou « 2025 » ? Utilisez le plus court possible, soit « 25 ».

Configuration des variations

Lorsque vous avez créé vos variations, vous devez pour chaque configurer ses options :

Bien cochez les options suivantes :
- Activé : Pour activer la variation, décochez pour la désactiver sans désactiver le produit
- Téléchargeable : Ceci afin que WooCommerce valide automatiquement la commande après réception du paiement, sinon la commande reste en attente de traitement.
- Virtuel : Pour permettre la suppression des frais de livraison.
- Gérer le stock : pour gérer le stock au niveau de la variation plutôt qu’au niveau du produit global.
UGS : unité de gestion de stock : laissez vide et EAN : si vous désirez donner une référence unique à votre variation : fortement recommandé.
Prix du produit.
Définissez l’UTC si nécessaire, par défaut Europe / Brussels, laissez cette option.
Prix en promotion, si votre visite est en promotion mettez le prix de la promotion ici et définissez le timing de la promotion en cliquant sur « Planifier » avec une date et heure de début et de fin.
Dépublier une variation à un certain moment pour éviter l’alourdissement d’un produit : spécifiez la date et l’heure à ce niveau. ATTENTION, ne pas cocher « Delete » qui efface la variation à la place de la dépublier…
Stock au niveau de la variation.
Devons-nous autoriser les commandes des produits en réapprovisionnement ? Je vous conseille de ne pas l’autoriser.
Seuil critique du stock qui permet de recevoir une notification du site vous avertissant de l’état du stock de cette variation.
Possibilité de choisir sa place sur un plan de salle : attention cette option n’est actuellement pas configurée.
Afficher cette variation sur le POS ou pas (Point de vente), laissez coché si vous désirez vendre des places sur place au guide ou autre qui possède un accès au gestionnaire de vente du site.

Custom Fields

Par défaut le type de ticket est intégré automatiquement à la catégorie « Visites », vous ne devez donc RIEN spécifier dans cet onglet, laissez-le vide.

Définir que le produit WooCommerce est un événement

Il convient maintenant de configurer la partie événement pour que le client reçoive son ticket PDF.

Onglet Paramètres de l’événement :

Partie 1, détails de l’événement

Cochez la case afin de définir que le produit est un événement.
Choisir l’option « jour spécifique », il faut savoir que cette partie n’est pas utilisée dans le système, je vous conseille de mettre en jour 1 le premier jour et en jour 2 le dernier jour.
Nombre de jour, définir sur 2.
Jour 1 : premier jour avec date et heure, jour 2 avec date et heure.
Cette option si cochée permet de définir une seule fois la date et l’heure pour l’ensemble des jours.
Laissez sur Europe / Brussels.

Partie 2, détails du lieu, et contact de l’organisateur

Spécifiez l’adresse exacte du lieu.
Eventuellement des instructions relatives au lieu.

Partie 3, détails du participant, email de commande

A noter que j’ai volontairement passé les éléments suivants :

Détails de contact de l’organisateur.
Message personnalisés
Les couleurs du calendrier.

De fait, ces éléments ne seront pas utilisés actuellement.

Le nom et prénom des participants seront demandés lors de la réservation, il est possible de ne rien demandé en ne cochant pas cette case. Si vous désirez demander l’email du participant également, cochez la case en-dessous de cette option.
Le numéro de téléphone sera demandé lors de la réservation, il est possible de ne rien demandé en ne cochant pas cette case.
Si vous demandez l’adresse mail et que vous souhaitez demander l’adresse mail de chaque participant, cochez cette case. Non recommandé.
Afficher les détails des participants dans l’email de la commande finalisée. Recommandé.
Afficher les détails des participants dans l’email de la commande finalisée. Recommandé.

Onglet Paramètres des billets

Partie 1, Design du billet

Dans la liste choisir « ACF Included Default PDF Single Theme »
Dans la liste choisir « ACF Included Default PDF Single Theme »
Logo du billet, choisir le logo Explore.
Bannière affichée dans le billet et dans l’email en en-tête.
Couleur générale du billet, théoriquement il utilisera par défaut la couleur « Gold » du site : #866d4b
Idem.
Idem, mais couleur blanche.

Partie 2, paramètres de messagerie

Titre du sujet de l’email que le client reçoit avec son ticket.
Si vous souhaitez recevoir une copie du ticket envoyé au client, spécifiez l’adresse mail ici qui les recevra.
Joindre le billet par mail : laissez oui.
Souhaitez-vous envoyer le ticket à l’adresse mail des participants plutôt qu’acheteur ? Cochez cette case : je ne recommande pas, souvent l’acheteur se charge des tickets de chaque participants et il suffit d’une erreur dans l’adresse mail pour devoir passer son temps à renvoyer le ticket.
Joindre un fichier ICS qui va permettre en cliquant dessus d’ajouter la date de la visite à son calendrier.
Laissez ces options décochées.
Rappels du calendrier des participants pour leur rappeler la visite.

Partie 2, paramètre de messagerie suite

Option permettant de spécifier quelques informations à ce niveau :

Partie 3, options d’affichage

Permet de spécifier le nom et le prénom des participants sur le ticket.
NE PAS cocher cette option.
Permet d’afficher le QRCode sur le ticket.
Permet d’afficher le prix du ticket.

Partie 4, PDF settings, et incrémentation des numéros de billets.

Texte pouvant être inséré dans le mail et avant le ticket.
Texte pouvant être insérée dans le mail et avant le ticket.
Texte en pied de page du ticket.
Ne pas modifier ces options.

Représentation des différents éléments dans les emails et les tickets

Fichier PDF du ticket.
Fichier ICS.
Texte d’intro, voir « Partie 4, PDF settings ».
Bannière d’intro, voir « Partie 4, PDF settings ».
QRCode généré automatiquement.
Titre de la visite.
Emplacement et instructions, voir « Partie 2, détails du lieu, et contact de l’organisateur ».
Informations sur la visite.
Information de contact, voir « Partie 2, paramètre de messagerie suite ».
Texte de pied de page, voir « Partie 4, PDF settings ».

Le ticket reprendra les même informations, actuellement manque la bannière que nous allons mettre en place de manière automatique également.

Nous passons les onglets « Terminologie des événements », « Export d’événement », « Constructeur de papeterie », « Expiration de l’événement », « Intégration d’événements ».

Onglet champs personnalisés pour les participants

Vous souhaitez ajouter un champ qui devra être rempli pour chaque participant ? Cette option le permet. Elle sera utilisée dans le cadre d’informations complémentaires des participants, comme la taille d’un t-shirt, la possibilité de prendre un repas sur place, etc.

Onglet paramètres de caisse enregistreuse (POS)

Cette option va vous permettre de définir la possibilité de pouvoir réserver cette visite via le point de vente mobile pour les guide ou autres personnes.

Détermine si oui ou non la visite est disponible dans le POS.
Permet de mettre en premier la visite dans le POS
Défini les champs nécessaires dans le POS, en effet dans le POS il peut être utile de désactiver certaines options pour aller plus vite, quand parfois d’autres options seront obligatoires. Vous pouvez le définir ici.
Mettre le thème sur « ACF Included Default PDF Single Theme ».
Permet d’envoyer le ticket par mail si vous spécifiez l’adresse mail dans les champs, cela permet de pouvoir vendre un ticket sans nécessairement être sur place.

En vidéo le POS c’est quoi

Application de gestion des entrées QRCode

Le tutoriel des applications (iOS et Android) est disponible via ce lien.