Pour gérer le système nous avons préféré partir sur 3CX : https://www.3cx.fr/
Ceci pour plusieurs raisons :
- Zoom nécessite un abonnement payant pour fonctionner correctement avec votre système dont le prix débute à 14,99€ /mois.
- Zoom ne permet pas d’utiliser le Chat de manière traditionnel, c’est un ajout au système de Call et lorsque vous souhaitez débuter un RDV vous devez passer par le Call ce qui pose souci et aurait exigé une autre configuration en plus pour faire du simple Chat.
- Zoom ne permet pas de gérer le temps additionnel directement via Zoom, cela pose des problème d’ergonomie avec le Chat.
- 3CX intègre à la fois les deux système, le Chat et le Call.
Actuellement, nous bénéficions de la version gratuite du système et cela ne devrait pas changer.
Voyons comment l’utilisateur accède à l’interface chat
Lorsque l’utilisateur effectue une réservation et fait le paiement de celle-ci il reçoit un email qui mentionne les informations complètes et nécessaires à sa connexion au Chat.
Seul une personne ayant effectué une réservation via Amelia peut accéder au Chat / Call, et nous avons
- Afin de vous permettre d’identifier clairement votre interlocuteur un mécanisme a été mis en place, il y a bien entendu son nom et prénom et son adresse mail, mais nous avons également demandé dans le mail que l’utilisateur vous communique son code de réservation.
Celui-ci lui est envoyé par mail et vous pouvez de votre côté le consulter dans le système de timer que nous verrons plus bas. - Le lien vers le chat / call : ce lien n’est disponible que pour les clients et les administrateurs.
- La date exacte du rendez-vous des clients.
Lorsque le client clique sur le lien, il est redirigé vers la page du Call / Chat qui lui demandera de se connecter :
Le client ne pourra ni accéder à sa zone client, ni accéder à la zone de Chat sans être connecté en tant que client.
Zone client
Lorsque le client a effectué une réservation, celle-ci s’affiche dans sa zone client :
- Le nom du client, cliquez sur son nom et prénom permet d’éditer ses informations clients : Nom, Prénom, Email et téléphone.
- L’accès à ses rendez-vous, cliquez sur cette mention affiche l’ensemble de ses rendez-vous.
- Permet de se déconnecter.
- Permet de filtrer les rendez-vous de aujourd’hui à 15 jours (date maximale des rendez-vous dans le futur).
- Liste des rendez-vous.
Liste des rendez-vous
- Date du rendez-vous avec l’heure et le type de prestation.
- Statut du rendez-vous : le paiement a été effectué et le rendez-vous a été confirmé par l’administrateur.
- Quel prestataire effectuera le rendez-vous.
- Montant payé.
- Timing disponible.
Accéder au Chat
Lorsqu’un utilisateur souhaite accéder au Chat, il clique dans sa zone client sur le bouton d’accès :
En cliquant sur ce bouton, la section du chat apparaît :
- Accès et retour à la zone client.
- Accès à la zone de chat, l’utilisateur doit spécifier son nom et son adresse mail, il sera également invité à spécifier son ID de réservation (disponible dans son email).
- Possibilité d’acheter du temps supplémentaire.
- Proposition de laisser une évaluation.
Timer durant le Chat
Le timer n’apparaît QUE lorsque l’administrateur le démarre (voir le tutoriel sur le timer) :
Ce timer reste disponible jusqu’à ce que le temps soit écoulé et que l’Administrateur ne l’ait pas archivé.