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Accéder à sa bibliothèque partagée Sharepoint / One Drive

Lorsqu’une bibliothèque partagée a été configurée pour votre Microsoft 365 (Office 365) certaines actions doivent être effectuées pour y accéder / s’en servir. Voyons comment faire.

Première chose, One Drive Entreprise est connecté et configuré sur votre ordinateur.

Seconde chose à faire, obtenir le lien direct vers votre Bibliothèque, pour cela votre administrateur de compte vous aidera en vous le communiquant.

Connexion à One Drive Entreprise

Vous devez déjà posséder One Drive installé sur votre ordinateur, pour le vérifier regardez dans la zone de mémoire haute de votre ordinateur (çàd là ou vous voyez la date et l’heure sur Windows) :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Le petit nuage bleu correspond à votre One Drive Entreprise, le petit nuage gris correspond à un One Drive Perso. Si le bleu n’est pas présent, pas de panique nous allons voir comment ajouter le bleu.

Vous ne voyez ni l’un ni l’autre ? Vérifiez tout de même en cliquant sur la petite flèche (vers le haut) pour afficher toutes les icônes présentes.

Je possède le petit nuage gris, pas le bleu :

En cliquant sur le petit nuage gris une fenêtre apparaît et une roulette crantée est présente :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Cliquez dessus pour accéder aux paramètres et cliquez dessus :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Dans l’onglet compte, cliquez sur ajouter un compte :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Lorsque vous cliquez sur cette option une fenêtre s’ouvre et vous permet de spécifier les identifiants correspondant au compte que vous souhaitez ajouter :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Là, spécifier le compte entreprise que vous souhaitez ajouter et suivez les instructions affichées. Il est possible que le système vous demande quels fichiers vous souhaitez configurer pour faire partie de votre backup : ignorez cette partie pour finaliser.

Je possède l’icône bleu :

Vérifiez simplement que le compte connecté correspond bien à votre compte entreprise, si tel est le cas pas de souci, si ce n’est pas le cas ajoutez votre compte entreprise tel que décrit ci-dessus. Pour vérifier le compte, suivez la procédure ci-dessus mais au lieu de cliquer pour aouter un compte vérifiez les informations suivantes :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

One drive est installé, synchronisons la bibliothèque partagée

Et voilà votre One Drive Entreprise est configuré, passons maintenant à la bibliothèque partagée.

Votre administrateur de compte vous aura communiqué le lien direct vers la bibliothèque partagée, cliquez sur celui-ci. Si l’on vous demande de vous connecter, utilisez vos accès pour le faire.

Vous devriez arriver sur une page similaire à celle-ci :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Vous devez dès lors cliquer sur le lien synchroniser, là un popup s’ouvre et vous demande si le système doit ouvrir Microsoft One Drive, cochez l’option pour toujours ouvrir le lien avec l’application et cliquer ensuite sur le bouton Ouvrir Microsoft OneDrive

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Dès lors que cette manipulation sera effective, une copie de cette bibliothèque sera effectuée sur votre propre ordinateur vous permettant d’accéder aux répertoires autorisés.

L’arborescence de l’image est un exemple, seuls les répertoires autorisés par votre organisation seront affichés.

En accédant à votre explorateur Windows vous remarquerez deux nouveaux éléments :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel
  1. L’apparition d’un icône One Drive avec votre prénom : cette partie est PRIVÉE, seul vous pouvez accéder à ce drive, il fait partie de l’entreprise mais reste totalement privé même pour les administrateur de l’entreprise.
    Il est possible que juste en-dessous se retrouve votre compte privé (grand public)
  2. Enfin et c’est ce qui nous intéresse le plus vous constaterez l’apparition d’une nouvelle icône représentant un building (Entreprise) et qui constitue la bibliothèque partagée de votre Entreprise, les fichiers qui seront enregistrés à cet endroit seront automatiquement partagés avec vos collègues sans nécessité d’action spécifique. N’y enregistrez donc PAS des fichiers que vous ne souhaitez pas partager…

Remarque à l’enregistrement d’un fichier

Lorsque vous créez un fichier Word par exemple que vous souhaitez garder privé ou que vous souhaitez partager, pour vérifier l’endroit où le fichier sera enregistré cliquez sur l’option “Enregistrer sous” (save as) :

Sharepoint One Drive Entreprise Butterfly Pixel

Par défaut, votre fichier sera enregistré sur votre One Drive Entreprise personnel et non dans la bibliothèque partagée. La bibliothèque partagée est symbolisée par une icône verte sur l’image avec un S dans l’icône.

Mis à jour le 13 janvier 2024
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